Det mest grundläggande konferenssystemet består av en mikrofon, förstärkare, högtalare och stationära displayenheter (som smarta terminaler för stationära datorer och LCD-skärmar). Kombinationen av dessa enheter utgör ett konferenssystem som tjänar till att överföra ljud, visa information och förstärka ljud, vilket gör det möjligt för användare att se, höra och tala.
Med tekniska framsteg och ökande funktionskrav, särskilt den utbredda användningen av datorer och nätverk, har omfattningen av konferenssystem utökats. Det inkluderar nu röstning/val/överläggning, videokonferenser, fjärrvideokonferenser, telefonkonferenser, simultantolkning och skrivbordsskärmar. Dessa är de grundläggande delarna av ett modernt konferenssystem, och en rad relaterade enheter har dykt upp, såsom centralstyrning, temperaturkontroll, ljusstyrning, ljudstyrning och effektstyrning. Drivet av modern teknisk utveckling definieras ett konferenssystem nu som en komplett uppsättning hård- och mjukvara relaterad till möten.
